Google Workspace – korzyści

Jedno środowisko do efektywnej pracy zespołowej

Google Workspace to więcej niż zestaw aplikacji – to spójne, zintegrowane środowisko do pracy zespołowej, które skraca dystans między działami i usprawnia komunikację. Zwłaszcza w dużych organizacjach, w których pracownicy są rozproszeni geograficznie, kluczowe staje się to, że wszyscy pracują w tym samym ekosystemie, mają dostęp do tych samych danych i widzą zmiany w czasie rzeczywistym. Podstawowe funkcje Google Workspace, które usprawniają współpracę w organizacji obejmują narzędzia, takie jak współdzielona przestrzeń w chmurze (nawet do 5 TB na każdego użytkownika w pakietach Business Plus i Enterprise), Google Meet, Google Chat czy Google Calendar.

Wprowadzenie Gemini do kluczowych aplikacji Google Workspace automatyzuje codzienne zadania i znacznie skraca czas ich wykonania. Sztuczna inteligencja wesprze Cię m.in. w:

• wyszukiwaniu, pisaniu i podsumowywaniu wiadomości mailowych,
• wizualizowaniu danych i tworzenia statystyk,
• generowaniu dopasowanych do treści obrazów, które uzupełnią i uatrakcyjnią tworzone przez Ciebie materiały,
• zarządzaniu dokumentami na dysku dzięki wyszukiwaniu, streszczaniu i analizowaniu odpowiednich plików,
• podsumowywaniu i tłumaczeniu spotkań, a także notowaniu najistotniejszych wątków.

Gemini for Workspace oznacza zatem przede wszystkim szybszy dostęp do kluczowych informacji i wniosków, co zwiększa efektywność i tempo pracy Twoich zespołów. Pozytywnym efektem ubocznym jest także większa przestrzeń na pracę strategiczną, co z kolei sprzyja rozwojowi biznesu i podejmowaniu bardziej świadomych decyzji.

Kreatywny asystent do zadań specjalnych

Google Workspace to narzędzie, które odpowiada na potrzeby całej organizacji – od specjalistów i managerów po decydentów; od zespołów operacyjnych po techniczne. Mogą tworzyć, współdzielić i analizować bez budowania zbędnych silosów informacyjnych. Co więcej, Google Workspace, dzięki aplikacjom, takim jak Gemini Advanced czy NotebookLM, od teraz może towarzyszyć Ci także w bardziej skomplikowanych zadaniach, takich jak analizowanie dużych zbiorów danych, opracowanie kreatywnych kampanii, czy nawet kodowanie.

Gemini Advanced to wbudowany asystent AI, który dzięki zdolnościom złożonego rozumowania, wbudowanej wyszukiwarce Google oraz dostępowi do aktualnej wiedzy w czasie rzeczywistym, jest w stanie wesprzeć pracę wielu działów – od HR (np. tworzenie materiałów onboardingowych), przez sprzedaż (np. przygotowywanie spersonalizowanych ofert handlowych czy analiza konkurencji) i marketing (np. research rynku i najnowszych trendów, analizowanie wyników kampanii), po finanse (np. budowanie modeli finansowych i wykrywanie anomalii/tendencji na podstawie danych) i software development (generowanie, optymalizowanie i testowanie kodu).

Dodatkowo, dzięki funkcji Gems, każdy Twój zespół może tworzyć swoich własnych agentów AI, zaprogramowanych tak, by odpowiadali na potrzeby konkretnej roli, zespołu czy projektu. W praktyce oznacza to tworzenie wirtualnego zespołu ekspertów AI – dostępnych na żądanie.

NotebookLM to kolejne przydatne narzędzie w Workspace, które umożliwia tworzenie własnych repozytoriów wiedzy na bazie załadowanych dokumentów i plików. Zamiast przeszukiwać dokumenty ręcznie, użytkownicy mogą:

• prowadzić kreatywne burze mózgów,
• zadawać pytania bezpośrednio na czacie AI,
• generować podsumowania i streszczenia z wielu źródeł jednocześnie,
• tworzyć nowe rodzaje contentu i koncepcje na podstawie dostępnej wiedzy.

Zarówno Gemini Advanced, jak i NotebookLM skracają czas niezbędny do właściwej analizy i przetwarzania informacji, odgrywając jednocześnie rolę pomocnika, który sprawdza się zarówno w zadaniach analitycznych, kreatywnych, technicznych, jak i strategicznych.

Zwrot z inwestycji

Aby zwiększyć kompleksowość prowadzonych działań i usprawnić komunikację między zespołami, wiele firm, zwłaszcza tych średnich i dużych, korzysta nawet z kilkunastu różnych narzędzi SaaS. Workspace pozwala je wszystko połączyć, integrując środowisko pracy. Dotyczy to obszarów, takich jak m.in.:

• komunikacja (Gmail, Meet),
• przechowywanie danych (Google Drive),
• zarządzanie projektami i zadaniami (Google Calendar, Keep)
• praca na dokumentach (Google Docs, Google Sheets, Google Slides),
• praca z formularzami do zbierania danych i tworzenia ankiet (Forms),
• tworzenie treści i analiz z wykorzystaniem AI (Gemini, NotebookLM).

W dobie rosnącej popularności i liczby narzędzi AI, szczególnego znaczenia nabiera punkt ostatni. Dzięki możliwościom Google Workspace, firmy, które dotąd płaciły oddzielnie za narzędzia generatywnej sztucznej inteligencji, mogą zredukować liczbę licencji, automatycznie optymalizując przeznaczony na nie budżet. Takie rozwiązanie oznacza także mniejsze obciążenie dla działów IT, ponieważ daje większą kontrolę nad danymi i ogranicza ryzyko błędów wynikających z integracji zewnętrznych systemów. ROI z Google Workspace jest więc nie tylko czysto finansowe, ale też operacyjne i strategiczne.

Pełna kontrola nad danymi, bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami

Im większa organizacja, tym większe znaczenie ma bezpieczeństwo danych, zgodność z regulacjami oraz zarządzanie uprawnieniami i dostępami użytkowników. Pakiety Business Plus i Enterprise Workspace dają w tym zakresie zdecydowaną przewagę, oferując m.in.:

• zaawansowane zarządzanie punktami końcowymi,
• przechowywanie, archiwizowanie i wyszukiwanie danych (Vault),
• blokowanie wrażliwych danych przed wyciekiem (DLP, Data Loss Prevention),
• bezpieczny LDAP,
• dostęp zależny od kontekstu,
• szyfrowanie S/MIME.

Bezpieczeństwo stanowi także fundament działania narzędzi Gemini. Są one w pełni zintegrowane z Google Workspace i działają wewnątrz ekosystemu organizacji, co oznacza, że nie przekazują danych do zewnętrznych modeli czy aplikacji. Wszystkie dane przetwarzane są zgodnie z wewnętrznymi politykami bezpieczeństwa Google oraz indywidualnymi ustawieniami organizacji. Co więcej, Gemini potrafi także w praktyczny sposób wesprzeć Twoją organizację w walce z cyberprzestępczością – jest w stanie zatrzymać nawet do 99,9% prób phishingu i SPAMu, a także wykryć złośliwe oprogramowanie.

Dzięki takim rozwiązaniom możesz chronić dane swojej firmy, kontrolować dostęp do nich i zapobiegać ich utracie. Warto zaznaczyć także, że Google Workspace (w tym Gemini) uzyskał wszelkie niezbędne certyfikaty w zakresie bezpieczeństwa, prywatności i ochrony danych, w tym SOC 1/2/3, ISO 27001/17/18 i ISO 42001. Dzięki temu Workspace sprawdzi się w środowiskach o wyższych wymaganiach w zakresie ryzyka, np. w sektorze finansowym czy medycznym.

Licencje Google Workspace – dlaczego warto przenieść je do OChK?

Jeśli Twoja firma korzysta z Google Workspace bezpośrednio od Google lub dopiero planuje wdrożenie tego rozwiązania, warto wiedzieć, że współpraca z partnerem może otworzyć nowe możliwości w zakresie optymalizacji kosztów, wdrożeń i codziennego wsparcia. Migracja licencji do OChK wiąże się z korzyściami zarówno finansowymi, jak i operacyjnymi dla Twojej organizacji. Poniżej przedstawiamy kilka z nich.

Najkorzystniejsze warunki cenowe

Jako partner Google dysponujemy atrakcyjnymi zniżkami, dzięki którym obniżysz koszty korzystania z Google Workspace o 20% procent i więcej – w zależności od odpowiedniej liczby licencji, wybranego pakietu i czasu obowiązywania umowy.

Elastyczne modele rozliczeń

Współpracując bezpośrednio z nami, zyskujesz możliwość wyboru preferowanego modelu rozliczenia – miesięcznego lub rocznego – co pozwala Ci na dostosowanie wydatków do struktury budżetowej Twojej organizacji. Z kolei wybór waluty rozliczeniowej pozwala Ci uniknąć ryzyka kursowego.

Kompleksowe wsparcie w migracji

Migracja danych to proces, który wymaga odpowiedniego planowania i doświadczenia. Nasi eksperci zapewniają wesprą Cię na każdym jego etapie – upewnią się, że dane są spójne i odpowiednio przygotowane do przeniesienia, skonfigurują konta użytkowników, przygotują szkolenia dla użytkowników w razie potrzeby, a także sprawdzą zadbają o obszary, takie jak bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami.

Pomoc techniczna 24/7 i wsparcie doradcze

Nie musisz martwić się tym, czy dostęp do Twoich zasobów i narzędzi pozostanie niezakłócony – w OChK, w sytuacjach awaryjnych, zapewniamy całodobowe wsparcie lokalnego zespołu. Oferujemy także pomoc w zoptymalizowaniu ustawień narzędzia, aby wpisywały się w potrzeby Twojej firmy – dzięki regularnemu monitorowaniu środowiska Google Workspace, ocenianiu postępów migracji i jej wpływu na działalność Twojej firmy, na bieżąco dopasowujemy strategię działania.

Podsumowanie

Google Workspace jest już nie tylko rozbudowanym pakietem narzędzi biurowych w chmurze, ale platformą z zaawansowanymi funkcjami sztucznej inteligencji, które wspiera użytkowników zarówno w ich codziennych, jak i bardziej złożonych zadaniach – od tworzenia contentu, przez analizę danych i research, po tworzenie kreatywnych koncepcji i kodowanie. To narzędzie, które w bezpieczny sposób zwiększa produktywność Twoich pracowników, pozwala im podejmować świadome decyzje oraz stwarza przestrzeń na innowacje. Otwiera więc drogę do tego, co w dzisiejszym świecie jest warunkiem niezbędnym do tego, by utrzymać konkurencyjną pozycję na rynku.

Aby w pełni wykorzystać potencjał Google Workspace i jednocześnie zoptymalizować koszty, warto rozważyć przeniesienie licencji do strategicznego partnera Google, takiego jak OChK. To nie tylko szansa na bardziej atrakcyjne warunki cenowe, ale też dostęp do pełnego wsparcia lokalnego zespołu ekspertów – przed, w trakcie i po migracji. Jeśli potrzebujesz konsultacji dotyczącej wdrożenia, przeniesienia lub odpowiedniej konfiguracji Google Workspace w swojej organizacji, skontaktuj się z nami za pomocą formularza.